檔案管理工作在整個秘書資格考試中，是其中的一個基礎知識考點，那么你有整理相關知識要點呢?下面小編給大家介紹關于秘書基礎知識要點整理的相關資料，希望對您有所幫助。
秘書知識要點整理如下
(一)檔案材料的收集：
1.建立，健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍，歸檔時間，保管期限;
2.對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全;
3.及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。
(二)檔案的歸檔，立卷與管理。
1.區分全宗，確定立檔單位。
2.分類。依據檔案來源，時間，題目，內容，字母順序分成若干層次和類別。
3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。
4.案卷排列。立卷按永久，長期，短期分別組卷，卷內文件把正文，底稿，附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，并復印出四至五份。
5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊;材料過寬應折疊整齊;字跡難辨認的，應附抄件;以每一案卷端正書寫標題。
6.對所有公司檔案系統排列，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。
7.每年對檔案進行一次清理：清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復制。
(三)檔案的保管：
1.防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;
2.公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案;
3.做好檔案室的防盜，防水漬，防潮，防蟲蛀，防塵，防鼠害，防高溫，防強光等工作，門窗應結實牢固。
(四)檔案的鑒定：
1.從檔案的內容，來源，時間，可靠程度，名稱等方面鑒別檔案的價值。
2.確定各類檔案的中管期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。
公司檔案保管期限分永久，長期，短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。
(五)檔案的銷毀：
1.對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存;
2.辦理銷毀手續，經董事會或總經理批準，方能銷毀;
3.銷毀時要有二人以上監銷，關在清冊上簽字。
4.公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。
(六)檔案借閱，利用工作
1.凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱
2.卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件，資料可外借。外借的須辦理登記手續。
3.借閱期限不得超過3天。
文秘專業基礎知識介紹
一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎?？梢赃@么說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領。
那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來，主要應注意以下幾點：
首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文秘寫作。
不管干什么事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設法去把工作干好。學習文秘寫作也是如此。寫作，是一種復雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件‘最重要’的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。
這里所說的‘讀寫技能’，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。
其次，學習文秘寫作基礎知識，借鑒優秀作品。
寫作有沒有規律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經驗的科學總結，就是揭示文秘寫作的一般規律、引導人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。
要提高文秘寫作能力，還應有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著‘應該怎樣寫’。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養，經消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。
最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。
寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。
作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。
